Wanneer je ondernemer bent wil je natuurlijk makkelijk en snel kunnen communiceren met je klanten en mensen die interesse tonen in je product of dienst. Hoe lager de drempel om jouw bedrijf een berichtje te sturen hoe beter. Daar zijn tegenwoordig allerlei verschillende manieren voor, maar welke daarvan kun je het beste voor jouw eigen onderneming gebruiken?
Bereikbaar zijn voor je klanten
Het is enorm belangrijk om bereikbaar te zijn voor je (potentiële) klanten of opdrachtgevers. Je kunt klanten of mensen die op het punt staan iets in je webshop te kopen namelijk het beste snel advies geven. Wanneer je vaak werkzaamheden vervult voor opdrachtgevers is het ook prettig om goed bereikbaar te zijn, want dan krijg je sneller nieuwe klussen.
De 5 beste manieren om met klanten te communiceren
Welke manieren om met klanten en opdrachtgevers te communiceren zijn er tegenwoordig allemaal, en wanneer zet je welke optie het beste in?
1. Whatsapp
Whatsapp is een van de populairste manieren om snel bereikbaar te zijn voor je klanten. Het is laagdrempelig voor klanten, want vrijwel iedereen heeft een smartphone met daar Whatsapp op geïnstalleerd.
Als kleinschalige gebruiker kun je natuurlijk je eigen telefoonnummer gebruiken om als Whatsapp-nummer in te zetten. Dat is zowel makkelijk als voordelig, maar het nadeel daarvan is dat mensen je ook op je vrije dag zullen benaderen. Het heeft de voorkeur om deze optie alleen te gebruiken voor het communiceren met eventuele opdrachtgevers en niet de honderden mensen die bijvoorbeeld dagelijks je webshop bezoeken.
Whatsapp Business
Je kunt Whatsapp zakelijk gebruiken met Whatsapp Business. Dan kun je een bedrijfsprofiel creëren waardoor je een stuk professioneler kunt communiceren. Dit doe je met de Whatsapp Business app op je mobiele telefoon. Dan krijg je ook aanvullende hulpmiddelen tot je beschikking.
Zo is het mogelijk om een korte link aan te maken waar klanten een bericht naartoe kunnen sturen, kun je standaard antwoorden en welkomstberichten aanmaken en een afwezigheidsbericht instellen.
Community’s beheren
Voor het aanmaken en beheren van een online community kun je een Whatsapp-groep aanmaken. Op die manier kun je op een informele manier met bijvoorbeeld cursisten in contact blijven. Dat kan erg handig zijn voor enkele van de verdienmodellen die we bespreken in ons e-book Stoppen met Werken.
2. Telegram
Net zoals Whatsapp is ook de chat-app Telegram een makkelijke en snelle manier om met je klantenkring te communiceren. Deze optie is met name interessant wanneer je veel wilt communiceren met Belgische klanten of opdrachtgevers. In tegenstelling tot in Nederland heeft deze app daar namelijk wel veel gebruikers. Hij is zelfs populairder dan Whatsapp.
Helaas is er nog geen specifieke zakelijke toepassing van de Telegram app. Dat betekent in de regel dat je het beste een losse smartphone met simkaart kunt nemen zodat je de app daaraan kunt koppelen. Het kan een goedkoop abonnement zijn aangezien je hem alleen voor Telegram (en eventueel ook Whatsapp) wilt gebruiken.
Bij het aanmaken van een Telegram-account kun je er wel voor kiezen om je bedrijfsnaam als gebruikersnaam te kiezen. Op die manier heb creëer je een zakelijke uitstraling en hoef je niet je eigen naam te delen op je website of webshop. Voeg als profielfoto bijvoorbeeld je bedrijfslogo toe.
Kanalen en groepen
Net zoals bij Whatsapp kun je via Telegram ook groepen toevoegen. Daarnaast biedt Telegram de optie om een kanaal aan te maken. Dat zijn beide prima manieren om een community op te bouwen. Het aanmaken van deze kanalen is helemaal gratis, ook voor zakelijke gebruikers.
Een kanaal is perfect voor eenrichtingsverkeer, want alleen jijzelf kunt content plaatsen. Gebruik een Telegram groep als je wilt dat de leden van je community zelf ook berichten kunnen plaatsen.
3. Zoom
Zoom is een van de populairste manieren om online bijeenkomsten te houden. Deelnemers kunnen inbellen via de telefoon of aan een Zoom-meeting meedoen met een microfoon en/of webcam. Daarnaast biedt de Zoom-app ook de mogelijkheid om via je smartphone aanwezig te zijn.
Zoom is heel veelzijdig in te zetten voor je bedrijf. Ten eerste kun je deze optie gebruiken als een manier om een webinar te geven of een demonstratie te geven aan bestaande of potentiële klanten van je bedrijf. Het is echter ook een ideaal hulpmiddel om samen te werken met andere freelancers of met een opdrachtgever te overleggen.
Je kunt Zoom gratis gebruiken wanneer je bijeenkomst maximaal 100 deelnemers zal hebben. Ook is de sessieduur dan gelimiteerd tot 40 minuten. Je kunt verder van alle voordelen gebruik maken, zoals het inzetten van drie whiteboards, de tekstchat en het delen van bestanden.
4. Skype
Skype is een communicatiemiddel dat in ons land onder zakelijke klanten nog altijd veel gebruikt wordt. Wanneer je regelmatig opdrachten wilt gaan vervullen voor andere bedrijven is het dus heel verstandig om op Skype aanwezig te zijn. Je kunt via een webpagina op Skype inloggen of de app op je Windows computer installeren. Er zijn daarnaast apps beschikbaar voor iOS en Android.
Je maakt voor Skype een geheel nieuw account aan dat niet gebaseerd hoeft te zijn op je persoonlijke gegevens. Je kunt dus bijvoorbeeld als naam je bedrijfsnaam gebruiken. Op persoonlijke titel met je opdrachtgevers communiceren is echter ook heel gebruikelijk. Je kunt dan nog altijd een los account gebruiken voor je zakelijke doeleinden.
Behalve chatten kun je via Skype ook met elkaar bellen. Dat kan niet alleen naar andere Skype-gebruikers maar ook naar telefoonnummers. Daarnaast is het geen probleem om een groep aan te maken met meerdere gebruikers erin. Dat is heel handig om met meerdere mensen tegelijk te overleggen.
Als hulpmiddel om een webinar te geven of met je klanten te communiceren via chat is Skype minder handig. Dat komt doordat het als communicatiemiddel onder particulieren niet zo wijd verbreid meer is. Voor zakelijk overleg is Skype echter uitstekend te gebruiken.
5. Microsoft Teams
Microsoft Teams is een cloudtoepassing die vergelijkbaar is met Zoom. Je kunt Teams namelijk gebruiken als platform om met andere mensen samen te werken, maar er ook prima mee communiceren met klanten of betalende cursisten.
Een belangrijk aspect van Teams is dat je er presentaties mee kunt geven door het scherm van je computer met de andere aanwezigen te delen. Je kunt dan makkelijk een Powerpoint-presentatie tonen of een video laten zien. Iedere aanwezige kant desgewenst via de webcam en/of de microfoon deelnemen aan het overleg of de presentatie.
Alhoewel Teams veel zakelijk gebruik kent en veel mensen er inmiddels goed mee bekend zijn is het voor het communiceren met particuliere gebruikers niet ideaal. Het heeft nogal wat voeten in de aarde om een Teams-bijeenkomst op poten te zetten, dus even een snelle vraag aan je klantenservice los je beter op via een communicatiemiddel als e-mail of Whatsapp.
Conclusie
Er zijn veel verschillende manieren waarop je digitaal kunt communiceren met je klanten of opdrachtgevers. Wil je bezoekers van je website of webshop de mogelijkheid geven om een vraag te stellen dan raden we je aan om daar Whatsapp voor te gebruiken in combinatie met Whatsapp Business.
Voor het samenwerken en communiceren met opdrachtgevers zijn Skype, Zoom en Teams heel geschikt. Wanneer je ook veel Belgische klanten en/of opdrachtgevers hebt kun je ook Telegram als optie aanbieden. Dat kan ook voor Nederlandse bezoekers handig zijn, maar wordt nu nog niet zoveel gebruikt.
